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Import / Export – Busch Data

Import / Export

Der Bereich «Import/Export» deckt alle Funktionen ab, die Sie benötigen, um die Stammdaten der Lieferanten in Ihren Datenbestand zu übernehmen. Neben der Übernahme von Daten, die sich im BUSCH Data-Format befinden, können Sie auch CSV-Dateien einspielen.

Neben der Übernahme neuer Artikel können Sie auch neue Preise oder bestimmte Feldinhalte einer Stammdatendatei übernehmen. Sollte der Lieferant Beschreibungen für die Artikel liefern, die Sie z.B. im Internet Shop benötigen, dann können Sie auch diese Daten übernehmen.

Neben dem Import der Daten können Sie Ihre Daten auch exportieren, um sie z.B. in Excel auszuwerten. Es können Lieferanten-, Artikel- oder Kundendaten exportiert werden. Für den Export können Sie festlegen, welche Felder exportiert werden sollen.

Import Artikel

Egal, welche der angebotenen Übernahmemöglichkeiten von Daten gewählt wird, muss zunächst der Lieferant auswählt werden, dessen Daten importiert werden sollen, sowie das Format der vorhandenen Stammdatendatei.

Jetzt müssen Sie das Datenformat Ihrer Stammdatendatei auswählen. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

  • BUSCH Data Format: Das BUSCH Data Format ist allgemein bekannt. Viele Hersteller liefern ihre Daten in diesem Format. Klicken Sie auf die Check-Box «BUSCH Data-Format».
    Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie zu Ihrer Datei navigieren können und diese durch Doppelklick auswählen können. Als Standard öffnet dieses Auswahlfenster den Ordner c:\stamm.  Am einfachsten speichern Sie Ihre Dateien direkt in diesem Ordner. Nach Auswahl der Datei können Sie ohne weitere Zusatzeingaben mit der gewünschten Übernahme beginnen.
  • BUSCH CSV-Format: Das BUSCH CSV-Format oder Excel CSV-Format  ist eine Textdatei, in der die Felder mit Semikolon getrennt sind. Sollten Sie von Ihrem Hersteller eine Excel-Datei bekommen, können Sie aus dieser Datei eine CSV-Datei machen. Hierzu die Datei in Excel aufrufen, Zeilen mit Zwischensummen (falls vorhanden) löschen, die Kopfzeile kann bleiben, sollte aber nur aus den Feldtexten bestehen, die nicht benötigten Spalten löschen (muss nicht sein, macht die Übernahme aber einfacher)  und die Preisfelder als Zahlenfeld mit zwei Nachkommastellen formatieren. Dann speichern Sie die Datei ab. Im Fenster „speichern unter“ wählen Sie als Format „CSV-Format“ aus.

Auswahl «BUSCH CSV-Format (Excel Format)»

Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie zu Ihrer Datei navigieren und dann die Datei durch Doppelklick auswählen können. Nach Auswahl der Datei sehen Sie folgendes Bild:

import-csvdatei

 

Im oberen Bereich der Anzeige sehen Sie einen Auszug aus Ihrer Datei. Die einzelnen Spalten sind durchnummeriert. ShopControl 3 benötigt nun von Ihnen die Zuordnung der einzelnen Spalten zu den Artikeldatenfeldern und die Zeile, ab der die Daten übernommen werden sollen.

Die Zeile, ab der die Daten übernommen werden sollen, hängt davon ab, ob Ihre CSV-Datei eine Überschrift hat oder nicht. Je nachdem, beginnt die Übernahme in Zeile 1 oder 2. Tragen Sie dann die zugehörigen Spaltennummern in der Liste ein. Nach Eingabe der Nummer immer mit der ENTER-Taste bestätigen. Dann sehen Sie direkt, ob Sie die richtige Spalte zugeordnet haben, da in dem Feld vor der Nummer der Inhalt der ausgewählten Spalte angezeigt wird. Das Schema der Zuordnung der Spalten zu den Artikelfeldern wird beim Lieferanten gespeichert. Wird eine neue Datei dieses Lieferanten eingespielt, wird Ihnen das zugeordnete Schema automatisch angezeigt. Sind alle Eingaben abgeschlossen, klicken Sie auf den Button  «WEITER». Jetzt können Sie mit der gewünschten Übernahme beginnen.

Neue Artikel übernehmen

Um neue Artikel, die noch nicht in der Datenbank angelegt wurden, zu übernehmen, klicken Sie auf  die Check-Box  «neue Artikel übernehmen».  Damit ist auch die Check-Box «automatisch» aktiviert.  Bei der automatischen Übernahme werden die Artikel ohne Nachfrage in Ihre Datenbank übernommen. Wollen Sie jedoch entscheiden, welche Artikel übernommen werden sollen, dann klicken Sie die Check-Box «manuell» an. ShopControl 3 zeigt Ihnen dann eine Tabelle aller Artikel der Stammdatendatei und Sie können entscheiden, welche Artikel übernommen werden sollen und welche nicht.

Kennzeichen für neue Artikel Info 1/2/3/4: In diese Felder können Sie Infostellen eintragen, die bei jedem Artikel, der übernommen wird, gespeichert werden.

Mit Anklicken der Check-Box «neue Artikel übernehmen» öffnet sich auch der Expander «Kriterien Artikelübernahme». Hier können Sie jetzt noch zusätzliche Vorgaben für die Übernahme der Artikel vornehmen.

  • Warengruppe * 10 multiplizieren: Im Bamberger Verzeichnis, das wir als Grundlage für den Aufbau des Warengruppenverzeichnisses empfehlen, sind die Warengruppen 2-stellig definiert. Die Hersteller verwenden dieses Warengruppenverzeichnis ebenfalls. In der Stammdatendatei im BUSCH Data Format ist die Warengruppe ebenfalls nur 2-stellig. Sollten Sie sich jedoch entschlossen haben, Ihre Warengruppen 3-stellig zu führen, können Sie mit Übernahme der Daten die Warengruppe auf 3 Stellen konvertieren, also mit 10 multiplizieren.
  • Verkaufspreis nach Faktor kalkulieren: Der Verkaufspreis wird anhand dieses Faktors berechnet. Grundlage für die Berechnung ist der Grundnettopreis.
  • Verkaufspreis nach Rohertrag kalkulieren: Der Verkaufspreis wird anhand dieses Rohertrages berechnet. Grundlage für die Berechnung ist der Grundnettopreis.
  • Kalkulation anwenden für: Sowohl bei der Kalkulation nach Faktor bzw. Rohertrag kann noch festlegt werden, bei welchen Artikeln die Kalkulation angewendet wird. Hier stehen die Möglichkeiten: für alle Artikel, nur für Artikel mit Verkaufspreis 0 und nur für Artikel mit Verkaufspreis > 0 zur Verfügung.
  • Verkaufspreis nach festgelegten Kriterien runden: Sollten Sie im Lieferantenstamm bei dem gewählten Lieferanten Rundungskriterien hinterlegt haben, werden diese direkt mit Übernahme der Artikel auf die Verkaufspreise angewendet.
  • Warengruppe: Sie können eine Warengruppe vorgeben, die entweder bei allen Artikeln oder nur den Artikeln, deren Warengruppe in der Stammdatendatei 0 ist, übernommen wird.
  • Rabattgruppe: Sie können eine Rabattgruppe vorgeben, die bei allen Artikeln übernommen wird.
  • Mindestbestand:  Sie können einen Mindestbestand (für den Bestellvorschlag relevant) vorgeben, der für alle Artikel übernommen wird.

Nach Eingabe der Kriterien Artikelübernahme haben Sie noch die Möglichkeit, einen Artikelbereich für die Übernahme festzulegen. Sollen alle Artikel übernommen werden, geben Sie im Bereich „Filter für Artikelübernahme“ nichts ein.

Die eigentliche Artikelübernahme starten Sie durch Anklicken des Buttons «Übernahme starten». Der Fortschrittsbalken am Bildschirm zeigt Ihnen, ob das Programm noch in Bearbeitung ist.

Bei der automatischen Datenübernahme werden am Ende der Übernahme die neuen Artikel rechts unten in der Tabelle angezeigt. Die Daten sind jetzt in der Datenbank gespeichert und Sie können mit dem nächsten Lieferanten weitermachen.

Bei der manuellen Datenübernahme werden die Daten in einer Tabelle am Bildschirm angezeigt.

import-manuell

 

Alle Artikel sind für die endgültige Übernahme gekennzeichnet. Sie können jetzt entweder bei allen Artikeln, die Sie nicht haben wollen, den Haken aus der Check-Box klicken oder alle Artikel auf nicht übernehmen setzen (aus dem Button «alle Artikel auf Anlegen setzen» den Haken entfernen) und dann die Artikel anklicken, die Sie übernehmen möchten.  Für jeden Artikel können die Felder Info 1-4, Bezeichnung,  EAN-Nr., Warengruppe, Rabattgruppe, Mindestbestand, MwSt., EK-Einheit, Grundnettopreis und Verkaufspreis verändert werden. Welche Felder Sie ändern können, erkennen Sie am Farbton des Feldes. In der markierten Zeile sind die zu ändernden Felder etwas heller dargestellt.

Sind alle Artikel für die Übernahme markiert, können die Daten gespeichert werden. Der Fortschrittsbalken in der Maske zeigt Ihnen wieder, ob das Programm arbeitet.

Neue Preise für bereits angelegte Artikel für späteren Import zwischenspeichern

Diese Funktion prüft, ob es Preisänderungen gegeben hat und speichert dann die neuen Preise in einer Zwischentabelle. Diese Tabelle kann zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, bevor die Preise in die Artikeldatenbank übernommen werden. Es wird geprüft, ob der Grundnettopreis bzw. Verkaufspreis eines bereits in der Datenbank gespeicherten Artikels anders ist als in der Stammdatendatei.

Mit Anklicken dieser Option öffnet sich der Expander «Kriterien Preisübernahme». Hier können Sie jetzt noch zusätzliche Vorgaben für die Preisübernahme machen.

  • Verkaufspreise aus Stammdatendatei übernehmen: Sollte der Lieferant empfohlene Verkaufspreise haben, können diese direkt übernommen werden. Sind keine empfohlenen Verkaufspreise in der Stammdatendatei vorhanden, klicken Sie diese Option ab. Der neue Verkaufspreis wird dann anhand des neuen Grundnettopreises und des alten Kalkulationsfaktors berechnet.
  • Staffelpreise pflegen: Nur wenn diese Option aktiviert ist und in der Stammdatendatei auch Staffelpreise vorhanden sind, werden die Staffelpreise übernommen.
  • Verkaufspreis nach festgelegten Kriterien runden: Sollten Sie im Lieferantenstamm bei dem gewählten Lieferanten Rundungskriterien hinterlegt haben, werden diese direkt mit Übernahme der Artikel auf die Verkaufspreise angewendet.
  • Preisänderungsliste drucken: Zur Kontrolle können Sie sich noch eine Preisänderungsliste drucken, auf der Sie die Änderungen aller Artikel sehen können.
    Nach Eingabe der „Kriterien Preisübernahme“ haben Sie noch die Möglichkeit, einen Artikelbereich für die Übernahme festzulegen. Sollen alle Artikel übernommen werden, geben Sie im Bereich «Filter für Artikelübernahme» nichts ein.

Die eigentliche Preisübernahme starten Sie durch Anklicken des Buttons «Übernahme starten». Der Fortschrittsbalken am Bildschirm zeigt Ihnen, ob das Programm noch in Bearbeitung ist. Die Daten werden jetzt in der Zwischentabelle gespeichert und können dann später mit dem Programm «Import zwischengespeicherter Preise» in die Datenbank übernommen werden.

Auslaufartikel kennzeichnen

Diese Funktion prüft, ob ein Artikel in der Datenbank auch noch in der Stammdatendatei vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, dann handelt es sich um einen Auslaufartikel.  Mit Anklicken dieser Option müssen Sie den Auslaufartikeln noch ein Auslaufkennzeichen mitgeben, welches in der Infostelle 1,2, 3 oder 4 gespeichert werden kann. Als Auslaufkennzeichen können Sie das @-Zeichen verwenden, welches den Artikel für die Löschung vorsieht oder Sie können auch ein «A» oder ein beliebiges nach Ihren Vorstellungen gewünschtes Kennzeichen setzen. Das @ Zeichen sollten Sie in der Infostelle 1 oder 2 speichern.

Auch bei dieser Option können Sie noch „Filter für Übernahme“ vorgeben. Das macht aber wenig Sinn, da Sie ja für alle Artikel prüfen wollen, ob sie Auslaufartikel sind.

Zum Start der Kennzeichnung klicken Sie auf den Button «Übernahme starten».

Felder übernehmen

Sollen nur ganz bestimmte Felder aus der Stammdatendatei in die Artikeldatenbank übernommen werden, dann aktivieren Sie diese Option. Voraussetzung für den Feldinhalt ist, dass der Artikel bereits angelegt ist. Mit der Aktivierung dieser Funktion öffnet sich der Expander «Kriterien Feldübernahme».

import-kritfelder

Sie sehen jetzt alle Felder, die für die Übernahme angeboten werden. Durch Anklicken der einzelnen Felder werden diese für die Übernahme aktiviert. Es können natürlich nur die Felder übernommen werden, die auch in der Stammdatendatei enthalten sind.

Nach Eingabe der «Kriterien Feldübernahme» haben Sie noch die Möglichkeit, einen Artikelbereich für die Übernahme festzulegen. Sollen die aktivierten Feldinhalte für alle Artikel übernommen werden, geben Sie im Bereich „Filter für Artikelübernahme“ nichts ein.

Die eigentliche Feldübernahme starten Sie durch Anklicken des Buttons «Übernahme starten». Der Fortschrittsbalken am Bildschirm zeigt Ihnen, ob das Programm noch in Bearbeitung ist. Die Daten werden jetzt in der Datenbank bei den Artikeln gespeichert.

Import zwischengespeicherter Preise

Alle Preisdaten, die mit dem Programm «Import Artikel», «Neue Preise für bereits angelegte Artikel für späteren Import zwischenspeichern» übernommen wurden, können mit diesem Programm bearbeitet und dann in die Artikeldatenbank übernommen werden.

import-zwpreise

 

Als Erstes fällt der Blick auf den Bereich «Etikettendruck». Hier wird festgelegt, ob mit Übernahme der Preise für die neuen Verkaufspreise Etiketten gedruckt werden sollen. Standardmäßig ist diese Option angehakt. Zusätzlich können Sie noch vorgeben, ob Etiketten ohne Preis gedruckt werden sollen und ob auch reservierte Artikel, also für den Kunden bereits weggelegte Artikel, ein neues Preisetikett bekommen sollen.

Unterhalb dieser Vorgaben sehen Sie eine Tabelle mit den Lieferanten, für die im Moment Preise zwischengespeichert sind. Klicken Sie den Lieferanten doppelt an, dann werden die Artikel in der Tabelle am Bildschirm angezeigt.

Bevor die neuen Preise übernommen werden, können Sie noch Änderungen der Preise bei jedem Artikel vornehmen. Klicken Sie einfach auf das Feld, das Sie ändern möchten und tragen dann den neuen Preis ein. Den Vorgang schließen Sie mit der ENTER-Taste ab. Der Cursor springt auf das nächste Feld, in das Sie direkt den Preis eintragen können.

Sind alle Änderungen durchgeführt, können die Daten gespeichert werden. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder Sie speichern Ihre Änderungen wieder in der Zwischendatei, um vielleicht weitere Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen, oder Sie übernehmen die Preise in die Artikeltabelle der Datenbank.