Das DASPI-Format für den Austausch von Lieferscheindaten wurde entwickelt, um den Datenaustausch zwischen Herstellern, Großhändlern und Einzelhändlern zu vereinfachen. Die Lieferscheine werden in Dateien gespeichert, die aus einem Pflichtdaten- und einem otionalen Datenteil bestehen. Der Pflichtdatenteil enthält alle für eine Lieferung zwingend erforderlichen Informationen, während im optionalen Teil Ergänzungen, wie Rückstände usw. gespeichert sind. Für generelle Informationen zum DASPI-Format und Grundlagenbeschreibungen hier klicken.
Der Name der Lieferscheindatei besteht aus der Lieferantennummer (möglichst BBN) und der Lieferscheinnummer des Lieferanten (separiert durch einen „-„), z. B.: 4001738-99012, um eine eindeutige Zuordnung der Lieferung zu ermöglichen. Die Lieferscheindateien können z. B. an Emails angehängt an die Kunden verschickt werden. Natürlich ist auch ein Austausch über Disketten möglich.
Neben den Liefermengen kann die Lieferscheindatei auch die nicht gelieferten Rückstände enthalten
Stand dieses Datensatzaufbaus: 30.06.2000
Allgemeines
Dateiform: relativ (sequentiell)
Satzlänge: variablel, mindestens 113 Byte (plus Satzendemarkeirung „*9999“ und CR/LF = hex 0D 0A)
Zeichensatz: ASCII
Dateinamen: lieferantennummer-lieferscheinnummer.DAT
Satzaufbau: Pflichtdatentei
Im Pflichtdatenteil haben die einzelnen Felder eine feste Länge. Numerische Felder sind linksbündig durch Nullen aufzufüllen. Alphanumerische Felder werden rechtsbündig mit Leerzeichen aufgefüllt. Enthält ein Feld im Pflichtdatenteil keine Informationen, muss es bei numerischen Feldern mit Nullen und bei alphanumerischen Feldern mit Leerzeichen gefüllt werden.
| Position |
Länge
|
Muss
|
Feldinhalt |
| von – bis | |||
| 01 – 04 |
M
|
Satzart: „L101“ für den Lieferscheinsatz | |
| 05 – 14 |
M
|
Adressnummer des Absenders (Lieferant) = Europäische Betriebsnummer | |
| 15 – 16 |
M
|
Qualifier: „EB“ = für die Europäische Betriebsnummer als Adressnumer des Lieferanten | |
| 17 – 26 |
M
|
Kundennummer des Bestellenden beim Lieferanten | |
| 27 – 28 |
M
|
Qualifier: „BK“ Kundennummer beim Lieferanten | |
| 29 – 36 |
M
|
Lieferscheindatum im Format JJJJMMTT | |
| 37 – 46 |
10
|
M
|
Lieferscheinnummer (bei allen Positionen identisch) |
| 47 – 50 |
4
|
M
|
Lieferscheinposition |
| 51 – 60 | Referenznummer des Bestellsatzes beim Absender = Artikelnummer in der EDV des Bestellers. | ||
| 61 – 73 |
M
|
Nummer des zu bestellenden Artikels als EAN * | |
| 74 – 75 |
M
|
Qualifier: „EN“ für EAN-Nummer | |
| 76 – 79 |
M
|
Liefermenge (mit führenden Nullen, Liefermenge 6 = „0006“), falls ungerade Einheiten (mit Nachkomma) bestellt werden ist dieses Feld mit Nullen zu füllen uns statt dessen das Mengenfeld aus dem optionalen Teil zu verwenden. | |
| 80 – 94 |
15
|
M
|
Einzel-/Stückpreis in hundertstel Pfennigen, z.B. 15,25 = „000000000152500“ |
| 95 – 96 |
2
|
M
|
Qualifier für die Preisart im Feld „*1029“: empfohlener Preis = „EM“, Nettopreis = „NO“ |
| 97 – 99 |
3
|
M
|
Qualifier für Währung: DM = „DEM“, Euro = „EUR“ |
| 100 – 107 |
8
|
Rabatt für diese Position mit 4 Nachkommastellen, z.B. 20,8% = „00208000“ | |
| 108 – 108 |
1
|
Mehrwertsteuersatz: „0“ = ohne MWSt., „1“ = halbe MWSt. (7 %), „2“ = volle MWSt. (16 %) | |
| 109 – 113 |
M
|
„*9999“ = Satzende – Falls ein optionaler Teil folgt, ist die Satzendemarkierung „*9999“ an das Ende des optionalen Teils anzuhängen. |
Optionaler Datenteil
Der obige Pflichtdatenteil kann durch optionale Felder ergänzt werden. Die einzelnen Felder des optionalen Datenteils werden durch eine ID-Nummer identifiziert und durch das Feldtrennzeichen „*“ separiert. Der Feldinhalt folgt direkt der ID-Nummer und wird nicht durch Nullen oder Leerzeichen aufgefüllt. Es werden nur die Felder in den Datensatz aufgenommen, für die Informationen übertragen werden sollen.
| ID-Nummer | Feldinhalt |
| *8002 | Kundennummer des Warenempfängers, falls diese von der Kundennummer aus dem Pflichtteil (Rechnungsempfänger) abweicht. |
| *8010 | Bestellnummer des Kunden ** |
| *8025 | Kennzeichen für Neuheitenauftrag „J“ |
| *8030 | Bestellmenge in Hundertstel Einheiten, falls Mengen mit Nachkomma bestellt werden (z.B. Bestellmenge 1,5 ist „150“ |
| *8032 | Art der Mengeneinheit, z.B. „00“ = Stück *** |
| *8041 | Rückstandsmenge (nicht gelieferte Menge) in hundertstel Einheiten, z.B. 25 Stück = „2500“ ** |
| *8045 | Positionspreis in hundertstel Pfennigen (Menge x Stückpreis abzgl. Positionsrabatte), z.B. EUR 25,70 = „257000“ ** |
| *8057 | Gesamtsumme der sonstigen Vergütung für diese Lieferung in hundertstel Pfennigen, wird in jeder Lieferscheinposition wiederholt. ** |
| *8058 | Gesamtsumme der sonstigen Zuschläge (Fracht, Verpackung usw.) für diese Lieferung in hundertstel Pfennigen, wird in jeder Lieferscheinposition wiederholt. ** |
Empfehlung
* Grundsätzlich sollte die EAN-Nummer verwendet werden, da nur die EAN-Nummer eine eindeutige Zuordnung gewährleistet. Bei der Artikelnummer ist u. U. durch unterschiedliche Darstellung in der EDV des Lieferanten und des Kunden eine eindeutige Zuordnung nicht mehr möglich (der Kunde hat z. B. die Artikelnummer „xkl-123“ gespeichert, der Lieferant „XKL.123“). Gibt der Kunde in seiner Bestellung eine Artikelnummer an (Feldposition 37 – 46), sollte diese vom Lieferanten in der Lieferscheindatei unverändert zurückgegeben werden (ist vor allem im Buchbereich beim Datenaustausch zwischen Buchhändlern und Verlagen notwendig).
** Empfehlung: Diese Felder aus dem optionalen Teil sollten übertragen werden.
*** Schlüssel für Einheit
00 = Stück 04 = Liter 01 = Millimeter 05 = Gramm 02 = Meter 06 = kg 03 = qm
Tabellenlegende
Position von – bis:
Stellen die innerhalb des Datensatzes für das rechts beschriebene Datenfeld verwendet werden.Länge:
Länge (Anzahl Stellen) für das rechts beschriebene Datenfeld.Muss:
M = Mussfeld. Dieses Datenfeld muss in jedem Fall vollständig vorhanden sein, damit eine automatische Weiterverarbeitung möglich ist.