Artikel / Lieferanten

Mit dem Programm «Artikel / Lieferanten» pflegen Sie Ihre Lieferanten- und Artikeldaten und können sich Lieferanten-Listen, Artikel-Listen, Warenbestands-Listen und Abverkaufs-Listen erstellen.

Lieferanten

Um einen Artikel anlegen zu können, muss zunächst der Lieferant angelegt werden. Jeder Lieferant bekommt eine bis zu 5-stellige Nummer, die frei vergeben werden kann. Zu jedem Lieferanten müssen die folgenden Informationen gespeichert werden:

• Lieferantenanschrift
• Rabatt: Jeder Artikel ist einer Rabattgruppe zugeordnet. Sie als Händler bekommen einen individuellen Lieferantenrabatt. Dieser Prozentsatz muss in den jeweiligen Rabattgruppen hinterlegt werden. Es stehen 9 Rabattgruppen mit je 2 Rabatten (falls der Lieferant seine Rabatte gestaffelt hat) zur Verfügung.
• Artikel-Position: In diesem Feld geben Sie an, ob die Artikel linksbündig oder rechtsbündig gespeichert werden sollen. Diese Unterscheidung der Speicherung ist sinnvoll, um bei bestimmten Lieferanten, z.B. Graupner, eine vernünftige Sortierreihenfolge der Artikel zu erhalten. Werden die Artikel-Nr. “10, 20, 30. 10.1, 20.1, 30.1” rechtsbündig gespeichert, ergibt sich folgende Sortierung “10, 20, 30, 10.1, 20.1, 30.1”. Werden die gleichen Artikel-Nummern linksbündig gespeichert, sieht die Sortierung der Nummern wie folgt aus “10, 10.1, 20, 20.1, 30, 30.1”. Die Standardvorgabe für dieses Feld ist R.

Alle anderen Informationen die Sie beim Lieferanten speichern können, sind optional. Hier eine Übersicht der Felder:

• Ansprechpartner: Hier können Sie 6 Ansprechpartner bei Ihrem Lieferanten speichern. Es können der Name, die Abteilung, Telefonnummer, Handynummer und eine E-Mail Adresse für jeden Ansprechpartner hinterlegt werden.
• L-Info-1, 2: Um Lieferanten über ein Kennzeichen bei einer Liste selektieren zu können, kann hier ein einstelliges Zeichen hinterlegt werden.
• Kunden-Nr.: Ihre Kundennummer beim Lieferanten.
  Mindestbestellwert: Der Mindestbetrag, der bei einer Bestellung erreicht sein muss, bevor der Lieferant liefert.
• Frachtfrei: Der Betrag für frachtfreie Lieferung des Lieferanten.
• Jahresbudget: Die Eingabe ist optional. Sie können jedoch einen Betrag hinterlegen, der maximal für die Bestellung von Artikeln verwendet werden darf.
• Fax-Nr.: Telefax-Nummer des Lieferanten.
• Internet-Adr.: Hier können Sie bis zu drei Internetadressen des Lieferanten speichern.
• Daspi E-Mail: Hier geben Sie die E-Mail Adresse ein, die der Lieferant verwendet, um DASPI Bestellungen zu verarbeiten.
• EU-Betriebs-Nr.: Jeder Lieferant hat eine Europäische Betriebsnummer. Diese Nummer ist siebenstellig und bildet die ersten sieben Stellen der EAN-Nummer. Um DASPI-Bestellungen durchzuführen, benötigen Sie diese Nummer unbedingt. Ohne sie geht nichts. Für die Fa. BUSCH ist diese Nummer z.B. 4001738.
• Markennamen: Es gibt Lieferanten, die verschiedene Marken vereinen. So hat z.B. die Fa. Mattel die Marken „Barbie“ und „Hot Wheels“. Jedem Artikel kann ein Markenname zugewiesen werden. Diese Information ist jedoch nur für den Export in einen Internet Shop interessant. Für Ihre Warenwirtschaft werden diese Informationen nicht benötigt.

Zu jedem Lieferanten gibt es noch die Möglichkeit, individuelle Rundungskriterien für die Kalkulation der Verkaufspreise zu hinterlegen. Für verschiedene Verkaufspreisgruppen können Sie die individuellen Rundungswünsche hinterlegen. Eine Gruppe könnte z.B. so aussehen. Von 1€ bis 5€ wird von 0-9 Cent auf 19 Cent, von 10-49 Cent auf 50 Cent und von 50-99 Cent auf 99 Cent gerundet. Die Rundungskriterien können bei der Kalkulation und der Übernahme neuer Preise angewendet werden.

Artikel

ShopControl 3 kennt für jeden Artikel (pro EAN) nur eine Bezeichnung und einen Bestand – auch wenn der Artikel von verschiedenen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen bezogen wird. Zu einem Artikel können mehrere Lieferanten angelegt werden. Die EK-Preise sind dann unterschiedlich aber der Verkaufspreis ist immer gleich.

Jeder Artikel muss mit seiner original EAN-Nummer angelegt werden. Nur im Nottfall, wenn es keine EAN-Nummer zu einem Artikel geben sollte, kann darauf verzichtet werden. Das System vergibt dann eine eigene EAN-Nummer. Die Artikel-Nr. kann bis zu 20-stellig aus Zahlen oder Buchstaben bestehen.

Im Programm «Artikel» werden neben den Stammdaten auch Preisdaten, Bestandsdaten und Historiedaten angezeigt und können auch verändert werden.

Stammdaten

• Bezeichnung: Hier wird die Bezeichnung des Artikels hinterlegt. Das Feld ist maximal 29 Stellen lang. Diese Information wird für alle Anzeigen, Listen und den Kassenbon verwendet.
• Lang. Bez: In dieses Feld können erweiterte Beschreibungen zu einem Artikel eingegeben werden. Das Feld wird in der Auftragsverwaltung und an der Kasse verwendet.
• Beschreibung: In diesem Feld können Sie eine ausführliche Beschreibung des Artikels hinterlegen. Dieser Text kann dann z.B. für einen Internet Shop verwendet werden.
• 1.Fremdsprache, 2.Fremdsprache: In diesem Bereich finden Sie die zuvor beschriebenen Felder noch einmal. In diese Felder können Sie jedoch die Texte z.B. in Englisch oder Französisch oder Spanisch speichern. Diese Informationen können für den Internet Shop verwendet werden.
• Info 1/2/3/4/5: Die Infostellen 1, 2, 3, 4, 5 bieten die Möglichkeit, einen Artikel zu kennzeichnen. Diese Informationen können dann z.B. zur Suche dieser Artikel verwendet werden. Die Infostellen werden auf fast allen Listen mit gedruckt. Auf den Auszeichnungsetiketten wird die Infostelle 1 gedruckt. Löschkennzeichen Auslaufartikel: Die Infostellen geben Ihnen auch die Möglichkeit, Artikel für eine automatische Löschung vorzusehen, wenn die Bestände von diesem Artikel auf 0 laufen.
• Alternative EAN-Nummern: Hier können zu einem Artikel weitere EAN-Nummern erfasst werden. Dies kann nötig sein, wenn Sie z.B. einen Verkaufsaufsteller als Artikel anlegen und alle Artikel innerhalb dieses Aufstellers über den gleichen Artikel verkaufen möchten.
• Original Lieferant: Diese Information ist für die Verwaltung Ihrer Artikel besonders wichtig. Da ja ein Artikel bei mehreren Lieferanten bestellt werden kann, er bei einer Auswertung z.B. Lagerbewertung aber nur bei einem Lieferanten ausgewertet werden darf, muss hier hinterlegt werden, wer denn der Original Lieferant des Artikels ist. Im Normalfall ist das der Lieferant, der gerade angelegt wird.
• Warengruppe: Jeder Artikel ist einer bestimmten Warengruppe zugeordnet. Diese Warengruppen dienen zur gruppierten Auswertung z.B. in der Lagerbewertung oder der Umsatzstatistik der Artikel.
• Mindestbestand: Aufgrund der eingegebenen Stückzahlen (Lagerbestand) hilft Ihnen das Programm, rechtzeitig zu bestellen. Bei Produkten mit großer Umschlagshäufigkeit wird der Mindestbestand höher sein als bei gelegentlich verlangten Produkten. Im Bestellprogramm können Sie sich einen Bestellvorschlag erstellen lassen. Hierbei werden alle Artikel vorgeschlagen, deren Lagerbestand + Rückstand kleiner als der Mindestbestand sind. Wird als Mindestbestand 0 eingetragen, wird der Artikel nie zur Bestellung vorgeschlagen.
• Mindestbestand von MMTT, bis MMTT: Um Saisonartikel nur in einem bestimmten Zeitraum zur Bestellung vorzuschlagen, gibt es zum Mindestbestand noch die Felder „von MMTT“ bzw. „bis MMTT“. Hier tragen Sie den Zeitraum ein, in dem der Artikel in den Bestellvorschlag aufgenommen werden soll.
• MwSt.-Satz: Die MwSt. wird als Schlüssel beim Artikel hinterlegt. MwSt. = 1 heißt 19 %, MwSt. = 2 heißt 7 % und MwSt. = 3 heißt 0 %.
• Stück je 1 Etikett: Hier müssen Sie sich überlegen, ob der Artikel 1-stückweise oder z.B. 10-stückweise (bei Schienen usw.) ausgezeichnet werden soll. Der Wert ist maßgebend dafür, wie viele Etiketten bei einem Warenzugang gedruckt werden.
• Katalog-Nr.: Diese Suchnummer gibt die Möglichkeit, zu jedem Artikel eine eigene Katalogartikelnummer zu speichern und nach dieser zu suchen. Gibt der Verband einen Katalog heraus, in dem die Artikel eine eigene Katalognummer haben, kann diese Nummer beim Artikel hinterlegt werden und später, wenn ein Kunde mit dem Katalog in Ihr Geschäft kommt, können Sie direkt mit dieser Nummer den gewünschten Artikel suchen.
• ISBN-Nr.: Strichcode für Bücher
• RFID-Code: für Etikettenauszeichnung mit RFID-Chip
• Größe, Farbe, Gewicht, Einheit für Gewicht, Höhe, Breite, Tiefe: Diese Felder sind speziell zur Weitergabe dieser Informationen an einen Internet Shop gedacht.
• Ersterscheinung: Hier kann eingetragen werden, wann der Artikel auf den Markt kommen soll. Dies kann z.B. ein Datum (1.1.2012) oder auch ein Text (Dezember 2011) sein.
• Altersfreigabe: Ab welchem Alter darf der Kunde den Artikel kaufen. Diese Information wird auch an der Kasse beim Aufruf des Artikels am Bildschirm angezeigt.
• Rabattsperre: Hier wird festgelegt, ob für den Artikel beim Verkauf ein Rabatt gegeben werden darf oder nicht. Ist für einen Kunden z.B. ein Rabatt von 10 % in der Kunden-Verwaltung festgelegt und ein rabattgesperrter Artikel wird kassiert, werden die 10 % Rabatt nicht vom VKP des Artikels abgezogen.
• Artikel bonusfähig: In der Kunden-/Auftragsverwaltung besteht die Möglichkeit einer Bonusauszahlung für Ihre Kunden (z.B. einmal pro Jahr). Wenn ein Artikel jedoch sehr knapp kalkuliert ist, wollen Sie vieleicht nicht, dass dieser Artikel Bonusartikel ist. Dieses Feld gibt Ihnen die Möglichkeit, pro Artikel zu entscheiden, ob beim Kauf dieses Artikels der Bonusumsatz des Kunden erhöht wird.
• InternetShop: Handelt es sich um einen Artikel, der als InternetShop-Artikel gekennzeichnet werden soll, dann dieses Feld anklicken. Die Exportfunktion für den InternetShop greift auf dieses Feld zurück.

Karteikarte Preise / Bild

In dieser Karteikarte sind alle Preise eines Artikels enthalten. Zum einen die Verkaufspreise und zum anderen die Einkaufspreise und die Einkaufskonditionen des Lieferanten. Sollte ein Bild für den Artikel gespeichert sein, so wird dieses ebenfalls angezeigt.

• VK-Preis 1: Ihr Ladenverkaufspreis inkl. Mehrwertsteuer. Dieser Preis steht später auch auf dem Auszeichnungsetikett.
• Staffelverkaufspreise: Sie haben die Möglichkeit, 3 Staffelverkaufspreise mit der Verkaufsmenge und dem zugehörigen Preis zu hinterlegen. Beim Verkauf der entsprechenden Stückzahl wird dann automatisch der zugehörige Staffelpreis verwendet.
• VK-Sonderpreis: Für jeden Artikel können Sonderpreise für einen bestimmten Zeitraum hinterlegt werden. Innerhalb dieses Zeitraumes oder für die festgelegte Gültigkeit ist dann dieser Preis für alle Verkäufe relevant.Als Kriterium für einen Sonderpreis kann entweder ein Start- und Ende-Datum hinterlegt werden, oder eine Stückzahl oder bis der Lagerbestand 0 ist.
• VK-Preis 2: Der Verkaufspreis 2 kann z.B. für den Internet Shop verwendet werden.
• Rabattgruppe: Durch die Eingabe der Rabattgruppe wird der Einstandspreis des angelegten Artikels automatisch errechnet (vom Grundnettopreis wird der bei dem Lieferanten eingegebene Prozentsatz abgezogen). Für Artikel, die zu Netto-Netto-Preisen (ohne Rabatt) geliefert werden, wird als Rabattgruppe 0 eingegeben.
• Sonderrabatt: Sollten Sie für einen Artikel noch einen permanenten Zusatzrabatt beim Einkauf bekommen, so können Sie diesen Prozentwert hier eingeben.
• EK-Einh=Stk je Pack.: Dieses Feld gibt an, wie groß die Stückzahl innerhalb einer Packung ist. Standardmäßig ist dieser Wert 1. Der Grundnettopreis bezieht sich immer auf die Packung.
• Verpackungseinheit: Anzahl eines Artikels die bestellt werden kann.
• Grundnettopreis: Preis lt. Preisliste des Lieferanten eingeben.
• Netto-Nettopreis: Grundnettopreis minus Lieferantenrabatt und Sonderrabatt.
• EK-Preis: Der EK-Preis ist der Durchschnittspreis, zu dem der Artikel eingekauft wurde.
• EK-Staffelpreise: pro Artikel können 3 Staffeleinkaufspreise hinterlegt werden. Bei der Bestellung wird der jeweilig zur Bestellmenge gehörige Preis verwendet.

Karteikarte Bestände

In dieser Anzeige sind alle Bestandsinformationen zu einem Artikel enthalten. Neben dem Lagerbestand, dem Inventurbestand und den Verkäufen sehen Sie die Rückstände und bei wem der Artikel im Rückstand ist, sowie die Kundenbestellungen und welcher Kunde den Artikel bestellt hat.

• Anfangsbestand: Der Lagerbestand zum Inventurstichtag
• Zugang: Stückzahl, die während des aktuellen Geschäftsjahres als Wareneingang gebucht wurde.
• Abgang: Setzt sich aus Schwund (gestohlene Artikel) + Verkauft (Stückzahl verkauft) zusammen.
• Reserviert: Die Menge der Artikel, die für die Kunden reserviert sind.
• Lagerbestand: aktuell verfügbarer Bestand für den Verkauf
• Verkauf Vorjahr: Verkaufsmenge des letzten Jahres
• Verkauf Vorvorjahr: Verkaufsmenge des vorletzten Jahres
• Rückstand: offene Bestellmengen beim Lieferanten
• Vormerkung: Wie oft der Artikel von Kunden bestellt ist.

Karteikarte Historie

In dieser Karteikarte sehen Sie genau, was mit einem Artikel seit seiner Anlage passiert ist. Es werden Stammdatenänderungen, Preisänderungen, Bestellungen, Lieferungen, Verkäufe und Kundenaufträge nach Datum absteigend sortiert (neuestes Datum zuerst, dann immer älter werdend) angezeigt. Die Kundenaufträge sind aufgeteilt in Kundenbestellungen, Reservierungen, Lieferungen, Rechnungen und Vorausrechnungen.

Die Anzeige der Historiedaten kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. So können nur Verkäufe oder nur Bestellungen, Lieferungen usw. angezeigt werden.

Karteikarte I-Shop

In dieser Karteikarte sind Felder, die speziell für den Internet Shop vorgesehen sind, enthalten.

• I-Shop Warengruppe: Verwendung wird durch den Internet Shop vorgegeben
• Marke: Ein Artikel kann einer bestimmte Marke angehören. So gibt es z.B. bei Mattel die Marken Hot Wheels oder Barbie. Im Internet Shop würde nie jemand nach Mattel suchen, wenn er eine Barbie kaufen will. Auch diese Information ist speziell für den Internet Shop gedacht.
• I-Shop Info 1-9: Verwendung wird durch den Internet Shop vorgegeben

Artikelsuche

Zur Suche eines bestimmten Artikels gibt es in ShopControl 3 verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist, innerhalb eines Lieferanten mit den Funktionstasten F1 und F2 von einem Artikel zum nächsten bzw. vorherigen Artikel zu blättern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, nach Artikelgruppen zu suchen. Als Filteroptionen stehen hier die Einschränkung nach Lieferant, ein Artikelbereich (von-bis), die 5 Infostellen und die Bezeichnung zur Verfügung. Bei der Suche nach Bezeichnung werden alle Artikel gesucht, die in der Bezeichnung einen Teil des Suchbegriffes haben. Suchen Sie z.B. nach allen „Audi“, dann geben Sie diesen Begriff ein. Es werden jetzt alle Artikel gesucht, in deren Bezeichnung „Audi“ steht, egal, ob der Begriff am Anfang, in der Mitte oder am Ende in der Bezeichnung vorkommt.

Listen / Auswertungen

ShopControl 3 stellt verschiedene Lieferanten- und Artikel-Listen zur Verfügung. Die Daten für die Listen können nach verschiedenen Kriterien selektiert werden. Der Lieferant bzw. die Artikel können in einem Bereich von-bis eingegrenzt werden. Außerdem können die Infostellen, die Rabattgruppe und die Warengruppen eingegrenzt werden. Zusätzlich stehen noch Bestandskriterien bzw. Stammdatenkriterien zum Eingrenzen der Daten zur Verfügung.

• Lieferantenadressliste, Lieferantenkonditionsliste: Auf der Adressliste werden alle Anschrifteninformationen der Lieferanten gedruckt. Die Konditionsliste enthält die Rabatte der Lieferanten.
• Artikel Stammdatenliste: Druck der Stammdatenfelder.
  Warenbestandsliste: Alle Bewegungsdaten wie Anfangsbestand, Zugang, Abgang, Vormerkungen, Reservierungen, Rückstände usw. werden gedruckt.
• Ladenhüterliste: Mit der Ladenhüterliste können Artikel, die seit einem bestimmten Zeitraum nicht mehr verkauft bzw. eingekauft wurden, ausgewertet werden.
• Schwundliste: Bei jedem Artikel kann gestohlene Ware als Schwund eingetragen werden. Die Schwundliste wertet diese Artikel aus und berechnet den Wert des Schwundes.
• Abverkaufsliste: Die Abverkaufsliste gibt Ihnen Auskunft über die verkauften Artikel. Pro Artikel werden der original Verkaufspreis, der erzielte Verkaufspreis, die Differenz, die Verkaufsmenge im laufenden Geschäftsjahr, die Verkaufsmenge für den gewählten Zeitraum, Lagerbestand, Rückstand und der Rohertrag ausgegeben.

 

>> Weiter