Artikelstammdaten: Detailinformationen

Datensatzbeschreibung für Artikelstammdaten-Disketten

Die Daten sind in einer relativen Datei (sequentielle Datei) mit fixer Satzlänge von 130 Byte (inkl. Satzendemarkierung) gespeichert. Pro Artikel können 2 Satzarten vorkommen:

1. Standardsatz: Muss pro Artikel vorhanden sein.
2. Ergänzungssatz: Kann pro Artikel vorhanden sein.

Der Ergänzungssatz kann (muss nicht) pro Artikel vorhanden sein. Prinzipiell können Standard- und Ergänzungssätze in einer Datei gemischt werden. Sie unterscheiden sich in Stelle 128. Z. Zt. wird der Ergänzungssatz in erster Linie von Verlagen (u.a. Ravensburger) verwendet. Die Verlage speichern die Ergänzungssätze in einer zweiten Datei, die entsprechend gekennzeichnet sind. Um das Handling so einfach wie möglich zu halten, empfehlen wir generell, die Ergänzungssätze in einer separaten Datei zu speichern.

Standardsatz

1. Lieferantennummer 7 Stellen numerisch (Stelle 1-7)
Hier wird die Bundesbetriebsnummer des entsprechenden Lieferanten gespeichert. Die Bundesbetriebsnummer wird zentral von der CCG in Köln vergeben. Jeder Lieferant, der seine Artikel mit einer EAN-Nummer auszeichnen will, benötigt diese BBN. Als Lieferantennummer wird die BBN ohne Prüfziffer übernommen.

2. Artikelnummer 11 Stellen alphanumerisch rechtsbündig (Stelle 8-18)
Original-Artikelnummer des Lieferanten. Nicht benötigte führende Stellen sind mit Blanks aufzufüllen.

Wenn möglich, sollte die Artikelnummer nur aus Zahlen bestehen, weil dann das Sortiment bei einem Listenausdruck konsequent nach aufsteigenden Artikelnummern dargestellt wird. Die Artikelnummer kann auch aus einer Kombination von Zahlen und Buchstaben (oder nur aus Buchstaben) bestehen, was jedoch bei einem Listenausdruck zu einer unübersichtlichen Artikelsortierung führen kann.

Artikelnummern sollten möglichst keine führenden (vorangestellten) Nullen enthalten. Werden Artikelnummern durch ein spezielles Trennungszeichen (z. B. Bindestrich, Komma oder Leerstelle) in zwei Teile getrennt, sollte dieses Trennungszeichen unbedingt auch bei allen anderen Artikelnummern identisch sein. Sehr häufig ergeben sich bei EDV-Anwendern Schwierigkeiten, wenn z. B. in Bestellformularen ein Bindestrich als Trennungszeichen verwendet wird, während in Preislisten ein Schrägstrich zur Trennung dient und in der Rechnung das Trennungszeichen entfällt. Wir empfehlen als Trennungszeichen, wenn dies notwendig ist, prinzipiell einen Punkt zu verwenden.

Wenn neue Artikel im Jahr des Erscheinens z. B. mit einem N gekennzeichnet werden sollen, gehört ein solcher Zusatz nicht zu der Artikelnummer, weil der Computer ein Jahr später (wenn z. B. die Bezeichnung N nicht mehr verwendet wird) den Artikel nicht mehr findet (siehe 5. Infostelle).

3. Artikelbezeichnung 29 Stellen alphanumerisch linksbündig (Stelle 19-47)
Nicht benötigte Stellen sind mit Blanks aufzufüllen (reichen die 29 Stellen für die Bezeichnung nicht aus, kann zusätzlich ein Ergänzungssatz mit erweiterter Bezeichnung ausgegeben werden, siehe unten). Längeren Artikelbezeichnungen sollten soweit gekürzt werden, dass ein leicht erfassbarer „Suchbegriff“ entsteht, welcher in Verbindung mit der Artikelnummer aussagefähig ist. Zu beachten ist auch, dass bei modernen Warenwirtschaftssystemen im Einzelhandel die Artikelbezeichnung bei angeschlossenen Kassensystemen auf dem Kassenbon ausgedruckt wird und somit auch für den Endverbraucher aussagefähig sein sollte. Teilweise wird die Bezeichnung auf dem Kassenbon noch weiter gekürzt, indem die letzten Stellen abgeschnitten werden.

4. EAN-Nummer 13 Stellen numerisch (Stelle 48-60)
Wenn Artikel herstellerseitig mit dem EAN-Strichcode ausgezeichnet sind, sind die EAN-Nummern im Artikelstamm anzugeben. Wenn die EAN-Nummer aus der Liefernatennummer (BBN) und der Artikelnummer des Lieferanten zusammengesetzt ist, ist diese Information für EDV-Anwender hilfreich, da viele Warenwirtschaftssysteme mit diesen Infos die EAN-Nummer automatisch berechnen können.

5. Infostelle 1 Stelle alphanumerisch (Stelle 61)
In der Infostelle steht im Normalfall ein Leerzeichen (Blank). Die Infostelle dient zur Kennzeichnung von bestimmten Artikeln. Der Buchstabe N kennzeichnet Neuheiten, der Buchstabe A Auslaufartikel, der Buchstabe S Sonderpreisartikel. Weitere Buchstaben können nach Absprache vergeben werden.

6. Warengruppe 2 Stellen numerisch
(Stelle 62-63)
Einteilung der Artikel in Warengruppen nach der „Klassifikation der Spielwarenbranche“ (Bamberger Verzeichnis). Wird für Statistiken (und eventuelle Betriebsvergleiche) verwendet.

(Das Warengruppenverzeichnis können Sie sich als PDF-Datei aus dem Internet laden. Hierfür [hier klicken]. Die Datei ist unter „Warengruppen.pdf“ gespeichert, die Größe beträgt 148 KB. Damit die Anleitung auf dem Bildschirm angezeigt oder gedruckt werden kann, wird von Adobe der Acrobat Reader benötigt. Sie erhalten ihn kostenlos unter http://www.adobe.de).

7. Verpackungseinheit 4 Stellen numerisch
(Stelle 64-67)
Verpackungseinheit (Mindestabnahme) von einem Artikel.

Beispiel:
Lokomotiven, Häuser, usw. werden 1-stückweise geliefert, d.h., Verpackungseinheit = 1.
Schienen o. ä. werden z. B. nur in 10er Packungen geliefert, d.h., Verpackungseinheit = 10.

Als Verpackungseinheit sollte die tatsächliche Mindestliefermenge eingesetzt werden (spezielle Export-Großverpackungseinheiten dürfen nicht eingesetzt werden).

8. Rabattgruppe 1 Stelle numerisch (Stelle 68)
Damit der Computer für die spätere Einstandspreis-Berechnung weiß, welcher Rabatt welchem Artikel zugeordnet werden soll, ist die Rabattgruppe notwendig. Es werden als Rabatt keine Prozentwerte hinterlegt, sondern nur Rabattgruppen. Der Händler kann dann in seiner EDV (z. B. in den Lieferanten-Stammdaten) jeder Rabattgruppe ein Prozentwert zuordnen. Es sind mehrere Rabattgruppen möglich:

Rabattgruppe 0 = Netto/netto Artikel (ohne Rabatt).
Rabattgruppe 1 = Hauptsortiment (der hauptsächlich zur Anwendung kommende Rabatt).
Rabattgruppe 2 = Sonderartikel, für welche eine abweichende Kondition gilt.
Rabattgruppe 3 = Ebenfalls Sonderartikel, jedoch mit einem dritten Rabatt.

Beispiel:
Schienen – kein Rabatt = Rabattgruppe 0
Lokomotiven – 5 % Rabatt = Rabattgruppe 1
Wagen – 10 % Rabatt = Rabattgruppe 2
Signale – 20 % Rabatt = Rabattgruppe 3

Wenn für das ganze Sortiment eine einheitliche Kondition besteht werden alle Artikel der Rabattgruppe 1 zugeordnet, keine prozentualen Sätze.

9. Mehrwertsteuerschlüssel 1 Stelle numerisch
(Stelle 69)
Mehrwertsteuerschlüssel 1 = voller Mehrwertsteuersatz, Artikel mit 19 %.
Mehrwertsteuerschlüssel 2 = vermindertere Mehrwertsteuersatz, Artikel mit 7 %.

10. Netto-/Grundnetto-Preis 7 Stellen numerisch
(Stelle 70-76)
Die beiden rechten Stellen ergeben die Nachkommastellen, die 5 linken Stellen die Vorkommastellen. Das Komma (bzw. Dezimalpunkt) wird nicht dargestellt.

Der Grundnettopreis bzw. Nettopreis ist der Bestell-Listenpreis, von dem eventuelle Rabatte abgezogen werden. Der Grundnettopreis darf sich nicht auf eine Verpackungseinheit beziehen, sondern ausschließlich auf die Verkaufseinheit, die beim Weiterverkauf im Ladengeschäft üblich ist (normalerweise 1 Stück).

Schienen können in Verpackungseinheiten mit 10 Stück geliefert werden – der Endverbraucher kauft jedoch 1-stückweise. In diesem Fall ist der Grundnettopreis auf 1 Stück zu beziehen. Gleiches gilt, wenn bestimmte Artikel (z. B. Klebstoff) vom Hersteller nur in einem Verkaufsdisplay mit 25 Stück angeboten werden. Der Endverbraucher kauft aber nicht das komplette Display, sondern nur eine Klebstoff-Flasche, d.h., der Grundnettopreis muss sich auf eine Klebstoff-Flasche beziehen.

11. Empf. Verkaufspreis 7 Stellen numerisch (Stelle 77-83)
Kommaregelung wie unter 10. beschrieben. Als Verkaufspreis wird der unverbindlich empfohlene Verkaufspreis eingesetzt. Besteht keine Verkaufspreisempfehlung, ist die Angabe eines Verkaufspreises nicht erforderlich (in diesem Fall das Feld mit Nullen auffüllen). Der Händler setzt seinen (von ihm kalkulierten) Verkaufspreis selbst ein.

12. Staffelpreis 2 – 11 Stellen numerisch
(Stelle 84-94)
Werden Staffelpreise verwendet, gilt der Netto-/Grundnettopreis (10.) für die unter Verpackungseinheit (7.) angegebene Stückzahl. In das Feld Staffelpreis 2 werden bei den ersten sieben Stellen der Staffelpreis und in den nachfolgenden 4 Stellen die Stückzahl, ab welcher der Staffelpreis gilt, eingesetzt. Der Preis wird in den ersten 7 Stellen rechtsbündig (Kommaregelung wie unter 10. beschrieben), die Stückzahl in den nächsten 4 Stellen rechtsbündig gespeichert. Nicht benötigte (führende) Stellen sind mit 0 aufzufüllen.

13. Staffelpreis 3 – 11 Stelle numerisch (Stelle 95-105)
Weiterer Staffelpreis, Preis und Stückzahleinteilung wie unter 12. beschrieben.

14. Staffelpreis 4 – 11 Stelle numerisch
(Stelle 106-116)
Weiterer Staffelpreis, Preis und Stückzahleinteilung wie uner 12. beschrieben.

15. Zusatzfeld 11 Stellen alphanumerisch (Stelle 117-127)
In das Zusatzfeld können weitere Angaben gespeichert werden. Diese Zusatzangaben könnten z. B. Ergänzungstexte sein. Auch eventuell vorhandene Verbandsnummern (Artikelnummer eines Verbandes) können in dieses Feld gespeichert werden.

16. Satzart: 1 Stelle alphanumerisch (Stelle 128)
Inhalt: Leerstelle (Blank)

17. Satzendemarkierung 2 Sellen hexadezimal CR/LF Hex: 0D 0A (Stelle 129-130)
Wird unter DOS/Windows automatisch als Satzendemarkierung eingesetzt. UNIX-Systeme verwenden als Satzende nur das LF (Hex: 0A), einige andere Betriebssysteme setzten keine Satzendemarkierung ein. In diesen Fällen ist die Satzendemarkierung programmtechnisch zu ergänzen.

Ergänzungssatz

1. Lieferantennummer 7 Stellen numerisch (Stelle 1-7)
Siehe Lieferantennummer bei 1. Standardsatz

2. Artikelnummer 11 Stellen alphanumerisch rechtsbündig
(Stelle 8-18)
Siehe Artikelnummer bei 1. Standardsatz

3. Artikelbezeichnung II 50 Stellen alphanumerisch linksbündig
(Stelle 19-68)
Hier können Artikelgruppenbezeichnungen (z. B. Sortimentsüberschriften aus Preislisten), Ergänzungstexte, Verlagsgruppen etc. angegeben werden. Nicht benötigte Stellen sind mit Blanks aufzufüllen.

4. EAN-Nummer für Umkartons 13 Stellen numerisch
(Stelle 69-81)
Nur notwendig, falls diese von der EAN im Standardsatz abweicht.

5. Frei (Stelle 82-127)

6. Satzart: 1 Stelle alphanumerisch (Stelle 128)
Inhalt: „2“

7. Satzendemarkierung 2 Stellen hexadezimal LF/CD Hex: 0D 0A (Stelle 123-130)

Datenaufbereitung

Daten in numerischen Feldern werden stets rechtsbündig abgelegt. Nicht benötigte (führende) Stellen sind mit 0 aufzufüllen. Alphanumerische Felder, für die keine Angaben gemacht werden können, sind mit Leerstellen (Blanks) aufzufüllen, numerische Felder sind mit Nullen aufzufüllen.